.

Generellt

Registervårdprogrammen är standardiserade och strukturerade på samma sätt, och när man lärt sig arbeta med de två grundläggande typerna av program, kan man arbeta med alla.

Den ena typen av registervårdprogram arbetar sida för sida se registervård artiklar, med en registerpost för hela sidan, eller för flera sidor om så behövs. Den andra typen bearbetar posterna radvis, en post per rad. Se valutor.

Sidorienterade program

Programmet avser artikelregistret och hela sidan handlar om samma artikel. Det är till och med så att en artikel kräver 2 sidor. Se längst upp till höger: "Sida (1-2):". I vissa fall kan det krävas ända upp till 5 sidor för att beskriva en registerpost med mycket data.

När man startar programmet visas normalt ett tomt formulär. Ingen registerpost ligger framme. Ändå ligger det några värden i den nyöppnade bilden: Huvudgrupp = 2, Artikelgrupp = 1, Leverantör 100-100 - Potatisodlaren AB etc. Dessa värden kommer från mallen för nyuppläggning. Dessa finns för kunder och artiklar, och heter KUNDMALL och ARTIKELMALL. Man kallar fram dessa genom att skriva respektive begrepp i sökfältet för programmet. Observera inte i fältet för nummer.

På detta sätt kan man styra vilka grundvärden som skall gälla vid nyuppläggning manuellt eller via import. Man behandlar helt enkelt mallen som vilken artikel som helst, fyller i de data man vill ha, och sänder tillbaka med enter. Nästa gång man skall lägga upp en n y artikel kommer värdena från mallen att föreslås som grundvärden.

Radorienterade program

Varje valuta får plats på en rad. I denna typ av program visas registret automatiskt från första post, och man kan ändra i valfria fält, och sedan slå enter för verkställan. Förflyttning sker som vanligt med tab eller piltangenterna. Vill man lägga till en ny valuta slår man enter tills dess att en sida vmed tom rad visar sig, och använder sedan den tomma raden för att slå in sin nya post (valuta).

Sida och radvis orienterade program

Dessa koder är oftast "L" för lista poster, "R" för reegistrera - ny post, eller ändra i tidigare post, "M" för makulera eller ta bort, samt "S" för avsluta programmet. Ett högerklick på inslagsfältet visar de giltiga alternativen i varje enskilt program.

När man arbetar med dessa program anger man t.ex koden "L" för lista, samt ett startvärde i kontonummmer i exemplet ovan. Posterna visas då radvis i bildens övre del från det angivna kontonumret.

Vill man sedan ändra en befintlig post anger man ett "R" i kod, samt det konto man vill ändra.

För att ta bort på samma sätt, kod "M" och postens nummer (kontonummer). Man kan endast ta bort poster som inte använts.

Fältinnehåll

Registerlistor

Kontrollpost

Här finns även ordervärdesrabatter samt gränser för dessa, räntefaktureringsmetod och procentsats samt andra villkor och procentsatser.

På sista sidan (4) finns även en serie saldon för hela företaget, orderingång, beställningar, fakturerat o.s.v.

Man bör gå igenom kontrollposten och undersöka dess fält med hjälpknappen i samband med uppstart av systemet.

I de olika modulernas registervård finns ibland ytterligare "kontrollposter", då oftast kallade företagspost eller liknande med central info för sin egen modul.

Se
Order&Fakturering: Registervård: Företagsuppgifter
Leverantorsreskontra: Registervård: Företagsuppgifter
Affärsredovisning: Registervård: Företagsuppgifter
med flera.

Kontrollposten eller de olika företagsuppgifterna är av sådan art att när man kör dessa program hindras övriga program i sin körning. Kontrollposten är då låst till den användaren som kör programmet, och inga nya ordernummerv eller fakturanummer etc kan delas ut. Dessa program skall endast köras av behörig personal, och man skall omedelbar avsluta körningen när man är färdig. Om något program i adMix verkar stå stilla, eller ha kört fast, är det ofta som någon glömt att gå ur kontrollpostprogrammet.

Kunder

Ett kundnummer måste vara högre än 10, och måste vara unikt.

Minsta data för en ny kund är kundnummer och namn.

Om man inte fyller i fältet Sökbegrepp kommer de kundens namn att användas där.

Om man vill sätta egna grundvärden för nya kunder anger man KUNDMALL i sökbegreppet och slår enter. Då visas gällande grundvärden. Dessa kan nu ändra eller kompletteras som för vilken kund som helst. Om t.ex de allra flesta kunderna är svenska kan det vara klokt att lägga in landskoden SE, och om de flesta kunderna har betalningsvillkor 1 lägger man i det osv.

Sidan 1 innehåller de vanligaste fälten, medan sidan 2 innehåller olika typer av koder. Sidan 3 innehåller uppgifter om hur olika dokument skall ditsibueras. För övrigt hänvisas till hjälpfunktionen för information om de olika fälten.

Viktiga koder

Genom att distriktskoden är 6 positioner kan man arrangera distrikten hierarkiskt, så att Sverige södra = 1000, Sverige norra = 2000, och så kan man ge enskilda kunder eller grupper av dessa underdistrikt, 1001, 1050 etc.

Även säljarkoden kan användas för automatisk kontering till bokföringen. DEn ligger i så fall ovanför distriktskoden rent logiskt: Säljare 1, distrikt 1 = en kontering, säljare 1 distrikt 2 = en annan kontering, säljare 2 distrikt 1 = en tredje kontering osv.

Kundkategorikoden används kategoriunika priser och rabatter i tillvalsmodulen rabatthantering.

Se Affärsredovisning: Registervård: Försäljningskontering för mer info.

Artiklar

Den minsta man måste fylla i för att registrera en ny artikel är artikelnummer och Benämning. Observera att artikelnummer kan innehålla både bokstäver och siffror (Alfanumeriskt).

Om man anger ARTIKELMALL i sökbegrepp hämtas artikelmallen fram, och man kan själv definiera de grundvärden man önskar ha för olika fält.

Programmets första sida innehåller de vanligaste begreppen, och på sidan 2 finns olika koder. Se hjälpfunktion för detaljer.

Viktiga koder

Se Affärsredovisning: Registervård: Försäljningskontering för mer info.

Extra artikeltexter

Detta register innehåller de extra artikeltexter som eventuellt kan behövas, både på svenska och eventuella utländska språk. Texterna är 24 positioner långa, och används främst för utskrift på olika dokument, som offert, order, faktura, beställning, prislistor, mm. Varje artikel kan ha totalt 1000 texter.

I det ordinarie registervårdsprogrammet för artiklar kan man lägga in en extra artikeltext på sidan 1. Den texten lagras i textregistret som nummer 2 för artikeln. Vill man ha fler texter lägger man här upp text nr. 3, 4 osv. så många som man behöver.

Fältet språknummer används om man vill registrera texter på annat språk, t.ex Engelska. Engelska har språkkod nr. 2, svenska har 1.

Om man registrerar text nummer 1 för artikeln kommer den texten att ersätta artikelns ordinarie text på dokument och prislistor. Detta blir ju fallet för främmande språk.

De olika texterna kan även kodas för användande på olika dokument:

I = interna dokument, t.ex plocksedel på lagret.

K = Dokument till kund, t.ex order, faktura.

L = Dokument till leverantör, t.ex beställning.

A = Alla dokument. Texten skrivs på alla dokument. Grundvärdet.

För att en kund eller leverantör skall få de utländska texterna på sina dokument krävs att språkkoden är satt till motsvarande kod som de utländska texterna har, t.ex 2.

Som ett komplement till den extra texthanteringen kan nämnas tillvalet "Kunders artikelknummer", där man kan specificera kundunika artikelnummer för respektive artikel.

Leverantörer

Royalties

Modulen för royalties hanterar de licensavgifter eller liknande som man ibland får betala för vissa märkesvaror eller andra specifika produkter. Det kan till exempel vara frågan om att man trycker en viss bild på ett klädesplagg, och att bilden ifråga ägs av någon som vill ha en provision för varje sådant plagg som säljs.

Man anger i registervården vilken leverantör som avses, vilken artikel som är royaltypliktig, samt en procentsats för royaltyn.

I Royaltylistan redovisas sedan försäljningen per royaltytagare, med detaljer på radnivå för redovisning.

Valutor

Varje valuta innehåller fälten: Kod, Namn, Priskurs, Datum, Dagskurs, Datum, och Avrundas.

Kod är den internationella förfortningen på valutan.

Namn är ett fritt fält för benämningen, t.ex "Svenska Kr".

Priskurs används när man säljer till en kund med denna valuta. Det aktuella svenska priset divideras med kundens valutas priskurs. Till exempel Svenskt pris 100 SEK, valutans priskurs är 8 USD. Detta ger ett USD-pris till kunden om 100/8 = 12.5 USD. Max 5 decimaler

Datum efter priskurs anger när denna senast ändrades.

Dagskurs är den kurs vi använder vid betalningar i utländska valutor för att räkna om till SEK i systemet. Max 5 decimaler.

Datum efter detta anger när det senast ändrades.

Betalningsvillkor

När programmet startas visas ett formulär med två betalningsvillkor på varje rad. Ange startnummer 1 och enter så visas filen från början. Har Du många villkor kan Du ange ett högre nummer.

Filen innehåller Nummer, Betalningsvillkorstext, Kod, Dagar, och Procent.

Nummer fylls på automatiskt allteftersom man registrerar de olika villlkoren.

Betalningsvillkor(stext) innehåller det som skrivs ut på det aktuella dokumentet, t.ex "30 dagar netto". Observera att detta bara är en text, och att antalet dagar som programmen senare räknar med ligger i fältet "Dagar" nedan.

KOD (F/E) innebär att man kan ange om betalningsvillkoret innebär Fri leveransmånad (F). Detta betyder att villkorets angivna dagar (till exempel 30) börjar räknas först per den förste i nästa månad. Vid leverans de 25 oktober innebär detta i praktiken alltså att kunden får 6 + 30 dagars betalningstid.

Dagar anger det antal dagar som programmet räknar med när betalningsdatum sätts. Ibland låter man t.ex 30 dagar netto innebära att man anger 31 dagar för att kompensera för postgång etc.

Proc avser procent kassarabatt som kan erhållas vid betalning innan förfallotiden.

Leveranssätt

Leveransvillkor

Leveransvillkoren innehåller tre fält: Leveransvillkorstext, Fraktsedelskod, och text(nummer).

Fraktsedelskoden refererar till en svensk standardiserad fraktsedel, och skall om den används innehålla 1-4, samt ett eventuellt textnummer. Denna text skrivs då ut på följesedeln. (Se Order Fakturering: Registervård: Följesedelstext för mer information.)

Leveranssätten innehåller Leveranssättstext, Dokumentkod, Etikettkod, och Intrastatkod.

Leveranssätt innebär själva texten som skall skrivas på dokumentet.

Dokumentkoden kan vara F och då skapas en fraktsedel vid expeditionen av ordern. Koden kan även vara P och då genereras istället en etikett för postbefordran.

Ett E i Etikettkodskolumnen ger varuetiketter, en per kolli i samband med expeditionen.

I Intrastatkolumnen anges om den används 1-9 för intrastatuppgifter.

Leveransadresser

Man kan alltid ändra till en annan adress i samnabd med registrering av order eller offert etc.

När Du startat programmet, ange den kund du vill registrera adresser för och enter. Hans första adress visas då. Registrera i bildens nedre del nästa adress och avsluta med enter. Programmet föreslår sedan nästa adressnummer för ytterligare en adress etc. Avsluta med esc när Du är klar.

Rabatter

Man kan alltid ange en manuell rabatt vid registrering av t.ex order eller faktura. En fast rabatt kan också anges för kunden, t.ex 4 procent. Vill man sedan utöka detta, så att vissa kun der har olika rabatter för olika artikelgrupper eller artiklar, eller egna priser etc använder man rabattregistret.

Här är begreppen Kundkategori och Artikelgrupp centrala.

Rabatter kan i detta register ges per Kundkategori och Artikelgrupp: Alla kunder i Kategori 1 som köper artikelgrupp 2 får x procents rabatt.

Rabatt kan även ges per kundnummer och artikelgrupp: När kund 12345 köper av artikelgrupp 1 får han x procents rabatt.

Man kan även ge rabatter per kundkategori och artikel.

Fält som kan anges för artikel eller artikelgrupp:

Pris(1-3), Rabatt%, Belopp +/-, Valuta, Kod, samt Giltighet.

Prislista (1-3). I programmet kan man även ange avvikande prislista (1-3) för artikel eller grupp. Om man anger en prislista här överstyr det kundens prislista.

Rabatt anges i procent med en decimal om så önskas.

Belopp +/- innebär möjlighet att modifiera priset upp eller ner med det belopp som här anges.

Valutakoden ger möjlighet att specificera poster för viss valuta.

I fältet Kod kan man ange ett "A" för Absolut pris. Då används dewt belopp som angetts i fältet belopp ovan som pris.

Giltighet innebär att man kan ange från och med datum, samt till och med datum (för kampanjer och liknande) som angivna värden skall gälla.

Mängdrabatt

Mängdrabattregistret innebär möjlighet att specificera stafflade rabatter i upp till 10 steg baserat på antal samtidigt köpta produkter.

Specifikationen kan göras per Kund/Artikelgrupp, Kund/Artikel, Kundkategori/Artikelnummer, Kundkategori/Artikelgrupp.

Matriser kan specificeras för olika valutor.

Registret innehåller följande fält: Kvantitet, Rabatt och Pris.

Kvantitet anger minsta kvantitet för rabatt. Till exempel 10.

Rabatt anges i procent med upp till en decimal.

Rabattmatris och Mängdrabatter kan kombineras i viss utsträckning.

Kunders artikelnummer

I Kunders artikelnummer kan man ange ett eget unikt artikelnummer, eller annan beteckning för varje artikel som kunden köper. Det angivna skrivs sedan ut på dokument till kunden, order, följesedel, faktura etc.

Vissa layoutförändringar kan bli nödvändiga i påverkade dokument.

Standardtexter

Klassificering

De begrepp som går att klassificera är: Kategori, Distrikt, Kundtyp, Kundgrupp, Kundkategori, Huvudgrupp, Artikelgrupp och Marknad.

Kategori avser kategori i marknadsanalysens adressaregister.

Distrikt avser Kundregistrets distrikt. Används bl.a. vid automatkontering.

Kundtyp kommer fron kundregistret.

Kundgrupp, som ovan.

Kundkategori som ovan. Används av rabattregister och mängdrabattregister.

Huvudgrupp kommer från artikelregistret och används vid automatkontering till bokföringen.

Artikelgrupp kommer från artikelregistret och används av Rabattregistren.

Marknad avser tillvalsmodulen Marknadsanalys, och anges i tillvalsmodulen Säljarredovisning för varje säljare. Marknad är tänkt att vara t.ex Vitvaror, Personbilar, Handverktyg etc.

De fält som finns i varje kategori är: Kod, Text, och Kommentar.

Kod är begreppets namn så som det anges i Kund och Artikelregister etc. till exempel "3322".

Text är den text som visas i samband med begreppet, t.ex "Handverktyg"

Kommentar är en intern kommentarstext som endast visas i själva klassificeringen.

Artikelmatris

Matrisen reglerar horisonterna för leveranstider och beräkning av disponibilitet, samt anger de 16 tillgängliga tidsburkarnas omfång i tiden.

Programmets startbild innehåller i sig själv all nödvändig information. Se denna.

Följande kan vara värt att notera: Varje tidsburk kan vara som minst en dag, och detta anges då som ååvv.d, där d är 1 för måndag. Om man t.ex anger de 5 första tidsburkarna till dagnivå, kommer systemet att rulla detta perspektiv varje natt, så att nästa tidsburk automatiskt är morgondagens.

Om man nöjer sig med veckor sker rullningen per vecka. En tidsburk kan även bestå at flera veckor, genom att man anger ett större intervall: 0501 0502 0506..

Den sista tidsburkens angivelse sätter även yttersta gräns för framtida leveranstid.

Se Order Fakturering: Frågor: Artiklar för att se effekten av matrisens inställningar.

Artikelmodeller

Artikelmodellerna utgör en möjlighet att lagerföra en artikel, vilken sedan kan säljas i olika modeller eller utföranden.

Modeller kan anges per artikel eller artikelgrupp. Kan även anges per språk.

Begrepp som anges är: Modell, Kundtext, leverantörstext, Enhet, Åtgång, samt Typ (1-3).

Modell är modellens kod, som den anges vid orderregistrering etc. Till exempel 100.

Kundtext är den text kunden ser på tillämpliga dokument. Om man säljer fisk, t.ex "Filè".

Leverantörstext är den text som visas mot leverantören, t.ex "Utförande abc".

Enhet kan anges.

Åtgång innebär hur mycket som går åt vid försäljning av en grundartikel. Anges 2 kommer lager att avbokas med detta.

Produktgrupper

Produktgruppshantering används för viss statistik.

En produkgrupp definieras som ett omfång av artikelgrupper, från och med, till och med. Till exempel Produktgrupp A = artikelgrupp 1-5.

Produktgruppsregistret innehåller fälten Produktgrupp, Namn, F.o.m Artikelgrupp, T.o.m Artikelgrupp.

Artikelstrukturer

Artikelstrukturer innebär att man bryter ner en artikel i komponenter. En hårtork kan till exempel brytas ner i komponenterna elmotor, sladd, fläkt, och kåpa. I nästa steg kan man kanske bryta ner kåpan till två halvor, samt ett enblem. Man skulle då ha en struktur i två nivåer.

I adMix kan varje nivå innehålla 24 komponenter, och antalet nivåer kan vara 9. Varje artikel kan hänvisa till 7 olika strukturposter enligt ovan.

adMix använder artikelstrukturerna i ett flertal funktioner, såsom priskalkyl, beräkning av inköp mm.

När man definierar artikelstrukturer i adMix visar programmet först en sida med inslagsfält för Planeringsansvarig, Strukturnivå, samt Struktur. Programmet utgår från en given artikel.

Planeringsansvarig kommer från Artikelregistret med kan ändras här. Fältet består av tre fria alfanumeriska positioner.

Fältet Strukturnivå används ej f.n.

Struktur innehåller 7 inslagsfält, där man kan åberopa upp till 7 olika strukturer för artikeln.

Efter ett enter visas nästa sida, med följade aktiva fält: Komponent och Antal med 12 rader.

Komponent skall innehålla artikelnummer för den ingående komponenten. Komponenten måste finnas upplagd i artikelregistret. Komponenten får inte vara artikeln själv.

Antal med två decimaler skall innehålla åtgången av respektive komponent.

Behövs mer än 12 komponenter kan man begära fram sidan 2, för ytterligare 12 komponenter.

Strukturtabell

Man anger först vilken struktur man vill definiera eller ändra. 1-9999. För varje struktur kan man ange Komponent och antal med två decimaler enligt ovan.

En artikel får inte vara komponent till sig själv.

Nyuppläggning lagerplats

Lagerplatsmodulen ger möjlighet att ha olika fysiska lager för samma artiklar. Programmet håller alltså reda på hur många av artikel X vi har i Göteborg, och hur många vi har i Malmö, osv.

Order och inköp styrs till lagerplatserna, och en operatör kan vara fast knuten till en lagerplats, eller välja själv vid registeringen.

Lagerplatshanteringen adderar en dimension till systemet, och innebär att alla lagerpåverkande transaktioner måste styras till en viss lagerplats.

Lagerplatshanteringen påverkar även dokumenthanteringen så till vida att man kan skriva ut plocksedlar och följesedlar etc på den aktuella lagerplatsens skrivare.

Observera att lagerplatshanteringen inte skall förväxlas med de tre saldon som finns i artikelregistrets registervård första sidan: Lagerlokal/Beteckn./Hyllnr

Dessa tre begrepp syftar till att beskriva var en artikel förvaras, och innebär inte multipla lagersaldon vilket lagerplatshanteringer ger.

Start av lagerplatshanteringen sker i programmet Registervård: Artiklar: Lagerplatser: Nyuppläggning, där man skapar den första lagerplatsen utifrån artikelregistrets olika saldon för lager, disponibelt, beordrat, beställt mm. Dessa saldon flyttas i samband med uustarten till lagerplats 1, vilken är den första man skall skapa.

Härefter får man göra manuella förflyttningar av artiklar ut från denna in till övriga lagerplastser efter behov.

Se Lager: Registrering: Interna leveranser, där man kan registrera artiklar ut från en lagerplats, och in på en annan.

Artikelregistrets saldon innehåller hela tiden summan av de olika lagerplatsernas saldon.

När man startar nyuppläggningen får man först specificera nummer och namn på den nya lagerplatsen, och sedan gör programmet sina förflyttningar, vilket kan ta en liten stund. Därefter kan man specificera ytterligare lagerplatser. För varje ny lagerplats kan man begränsa lagerplatsens aktiva artiklar genom att ange ett omfång för Artikelnummer, Huvudartikelgrupp eller Artikelgrupp.

För att en ny artikel skall kunna användas på en given lagerplats måste den först aktiveras i detta program.

genom att helt enkelt starta programmet och låta maxvärdena gälla (inte fylla i något) och slå enter så kommer alla nya artiklar att aktiveras för alla lagerplatser.

För varje lagerplats kan man specificera: Inpris, Kalkylpris, Beställningspunkt, Beställningskvantitet, Lagerlokal, Lagerbeteckning, Hyllnummer

Inpris är ett eventuellt avvikande inpris på artikeln.

Kalkylpris som ovan,

Beställningspunkt kan åckså avvika från artikeln grundläggande dito.

Beställningskvantitet som ovan.

Lagerlokal anger var artikeln förvaras på denna lagerplats.

Lagerbeteckning anger namn eller liknande på förvaringsplatsen.

Hyllnummer kan även anges.

Utmatning per lagerplats

I detta program kan man specificera för varje lagerplats på vilken skrivare dokumenten Plocksedel, Följesedel, Fraktsedel och Godsetiketter skall skrivas ut.

Emballagetyper

I emballagehanteringen ingår rutiner för att definiera olika emballagetyper, samt möjlighet att knyta dessa till artiklar för att på så sätt kunna redovisa sin emballageförbrukning.

I typregistret registreras de olika emballagetyperna, kartong, plåt, plast etc, tillsammans med sitt licenspris per kilo.

Emballage

Rapporteringen sker genom rapporten "Miljöavgift" i samma meny, eller genom rapportgeneratorn i samma meny.

Denna sida senast ändrad 050818 Copyright © 1997-2015 Elektrondata AB