Dokumentation adMix Leverantörsreskontra Övergripande Registervård Registrera leverantörsfakturor Journaler Attest av fakturor Utbetalningsförslag Registrera spärrar . . . . . . . . Övergripande adMix redovisning innehåller en mängd funktioner, automatkontering, summeringsregister, budgetering med en eller flera budgets, flera konteringsnivåer, kopplingar till adMix övriga moduler, rapportgenerator (tillval) mm. Nedan visas ett flöde över modulen. Dess olika delar är "klick-bara" och för Dig till respektive beskrivning! . . Registervård Registervården är modulen med alla program som behövs för att lägga upp och underhålla leverantörer, betalningsvillkor, etc. Registervård företagsuppgifter Detta program innehåller grundvärden som företagsnamn,olika styrkoder, nummerserier och saldon för hela företaget. Programmets sidor ligger i en enda sekvens, vilket innebär att man slår enter för nästa bild, och fortsätter så igenom programmets alla sidor, tills programmet är slut. Programmet innehåller fn. 3 sidor. Om man avslutar programmet utan att gå igenom alla sidorna uppdateras inte registret med de inslagna värdena. Registervård bankadresser Bankadresser mm. för SWIFT-överföringar läggs upp med detta program. Registervård valutor Registervårdsprogrammet för valutor är gemensamt för alla moduler i adMix. Programmet är utformat som en tabell med följande rubriker: Kod Namn Priskurs Datum Dagskurs Datum Avrundas Kod - Valutans kod (SEK) Namn - Valutans namn Priskurs - Ej aktuell i Leverantörsreskontran Datum - Datum för senats priskurs. Ej aktuell i leverantörsreskontran. Dagskurs - Den kurs som används i leverantörsreskontran vid omvandling till SEK Datum - Datum för denna kurs - uppdateras av programmet Avrundas - Avrundningsfaktor. (.01, .001 etc). Registervård betalningsvillkor Programmet är i tabellform, och normalt anges "1" som startnummer. Kod=E: Efterkrav. Kod=F: Fri leveransmånad, dagar innebär det antal dagar som programmet skall räkna med vid fastställandet av förfallodatum. Detta måste inte alltid vara samma som i texten. Fältet procent utgör kassarabatten som erhålles vid betalning inom förfallotiden. Registervård texter Avser kvittenstexter för attestpersoner och leverantörskategorier. Jämför klassificering i ordinarie registervården. Registervård leverantörer I detta program läggs alla leverantörer upp, ned namn och adress etc. Registervård utskrifter Leverantörsreskontrans fasta register leverantörer och adresser kan skrivas ut med hjälp av dessa program. Fakturarutiner I denna avdelning finna de program som hanterar mottagandet av fakturan, registrering, attest etc. Registrera leverantörsfakturor Först anges med vilket datum fakturorna skall konteras, med ett generellt angivet bokföringsdatum, eller med varje fakturas egna datum. Varje datum ger en verifikation. På nästa sida anges fakturadata enligt ledtexterna. Uppgifter med VERSALER är obligatoriska. Efter enter kvitterar datorn med namn och texter. Markören ställer sig uppe i fältet Sida/Faktura klar?: Genom att ange ett "j" avslutas fakturan och kontering sker enligt bakomliggande mallar och konton. Genom att ange "2" kommer man till en speciell konteringssida. Där kan man ange detaljkontering för fakturans olika beståndsdelar. Programmet lägger ut ett förslag baserat på grundvärdeskonteringen på första raden. Detta kan nu ändras. Du kan dels ange nya konteringar på denna sida, dels ange artikelnummer i fälten för detta. Då hämtar programmet artikeln och visar dess inpris. Genomattt ange antal spapas beloppet som konteras. När man är klar anges detta med ett "j" i övre vänsta fältet (Sida/Faktura klar?). När man anger ett "j" här kontrollerar programmet att det konterade beloppet stämmer med på sidan 1 angivet belopp. Om differans uppstår anges detta, och man måste kontera även denna. Denna kontering kan sträcka sig över 4 sidor, från sida 2 till 5. Efter avslut av fakturan visar programmet åter sidan 1, med tidigare leverantörsnummer ifyllt. Krediteringar Dessa kan göras på två sätt. Antingen genom att man anger samma fakturanummer som finns på den faktura som skall krediteras. Då hämtas denna, och man får upp texten: Fakturan finns - ange kreditnotedata (neg.belopp) eller blanka fakturanr Man kan då fylla i det negativa beloppet och få en kreditnota som är helt knuten till sin faktura. I det andra fallet registrerar man en kreditnota med eget nummer, vilken då behandlas som vilken faktura som helst. Fakturajournaler Efter registrering av fakturor kan man skriva ut fakturajournal. Dessa avser dels själva inköpen, samt dels konteringen till bokföringen. Konteringen till bokföringen kan vara dels detaljerad = per faktura, dels summerad, = per fakturaregistreringsomgång och fakturadatum, eller betalningsomgång. Detta styrs från registervård företagsuppgifter. Där kan man välja om man vill ha summerad kontering för fakturaregistreringsdelen, och/eller utbetalningsdelen av konteringen till bokföringen. onteringen till bokföringen. Attest av fakturor Attest görs i ett särskilt program, och kan ske per leverantör/faktura, eller per verifikat/faktura. Man anger ett "j" i fältet för attest, samt vem som attesterar. Attesterande person måste ligga upplagd i attestpersontabellen. Se registervården. Utbetalningsrutiner Nedan fortsätter flödesschemat för leverantörsreskontran: . . . . . . . . . I utbetalningsrutinen skapar man ett utbetalningsförslag som sedan kan fyllas på men manuella betalningar - delbetalningar etc, och som kan fås utskrivet på blanketter eller skickas till betalningsinstitutuion via telelinjen. Utbetalningsförslag När man startar detta anger man period som förslaget skall omfatta. Man anger vidare vilken som skall vara lägsta prioritet, samt vilka betalningssätt som akall vara med i förslaget, samt hur mycket pengar man har tillgängligt per betalningssätt. Om man inte vill begränsa där, kan man fylla dessa fält med 9:or (9999999). Körningen skapar ett betalningsförslag på disken, som också skrivs ut. Detta förslag kan nu modifieras genom t.ex spärr av fakturor eller leverantörer, och registrering av delbetalningar eller manuella betalningar. Manuell betalning Detta program hanterar manuellt registrerade betalningar, och används t.ex vid delbetalningar. Man kan även nöja sig med att använda detta program för registrering av betalningar som skall göras, och strunta i betalningsförslaget. Normalt används de bägge metoderna tillsammans. Om man gör en förändring mot ett liggande utbetalningsförslag, t.ex genom att man registrerar en delbetalning av en faktura (istället för förslagets helbetalning) måste man köra ut ett nytt utbetalningsförslag efter att man registrerat det manuella materialet. Då visas de manuella registreringarna i detta, och förslaget kan godkännas. Kör man utan förslag behöver man naturligtvis inte köra något sådant efter att manuell registrering gjorts. Se diagram nedan för flöde! I programmets första sida anges om man betalar till dagskurs eller bokningskurs - gäller endast fakturor i utländsk valuta. Ange sedan leverantör och datum. Programmet visar leverantörens betalningsbara fakturor. Ange med ett "j" i vänster kolumn de fakturor som skall betalas. Ändra vid behov belopp eller rabatt. slår enter. programmet kvitterar med de ändrade värdena. Ge nu ett godkännande med ett "j" i huvudet. Fakturorna är betalda. Utbetalningsspärrar Dessa spärrar för en omgång. När nästa betalningsomgång påbörjas nollställs de registrerade spärrarna. För varaktig spärr används utredningskod, som även kan sättas i program spärra fakturor. Se även registervård företagsuppgifter. Spärra fakturor Genom att sätta ett "j" i fältet för spärras stoppas fakturan från att komma med i denna betalningsomgång. I nästa betalningsomgång är den åter aktuell. Spärra leverantörer Om man spärrar har gäller det för alla av leverantörens fakturor. Spärren hävs dock vid nästa betalningsomgång. För stadigvarande spärr används utredningskoden. Start av utbetalning Detta program gör en betalning av det automatiska betalningsförslaget, samt ev. manuella registreringar. Finns inget förslag skapas filen enbart utifrån manuella registreringar. Detta program märker betalningarna som preliminärt betalda, vilket visas med ett p i frågebilder och rapporter. Vid avslut av betalning får fakturorna status d vilket då innebär definitivt betald. Manuellt gjorda betalningar märktes med "p" redan vid registreringen. Utskrifter Start av utbetalning skapar de utskrifts- och teleöverföringsfiler som behövs med hänsyn till aktuella betalningssätt och metoder. För dem som kör teleöverföring till BG eller PG startas här något externt program för överföring av data. Bankgiroavier Skrivs ut på skrivare. Postgiroavier Skrivs ut på skrivare. Bankgirolista Skrivs ut på skrivare. Postgirolista Skrivs ut på skrivare. Utbetalningslista Innehåller alla utbetalningar oavsett sort. Ej avslutat utbetalt Man kan arbeta med flera parallella betalningsomgångar i adMix leverantörsreskontra. Detta innebär att man ibland kan behöva se vilka omgångar som ligger öppna. Detta görs med detta program. Kursdifferanser Nedan avslutas leverantörsreskontrans flödesdiagram: När kvittens erhållits på översänd betalningsomgång, registreras i förekommande fall eventuella kursdifferanser i detta program. Avslut av utbetalning Genom att köra detta program utan att ange några begränsningar avslutas alla liggande betalningar. Geom att köra programmet med någon form av begränsning, t.ex: Utbetalningsdatum Valutakod Utbetalningssätt Leverantörsnummer Fakturanummer verkställs avslut endast per begärt omfång eller val. Journaler De avslutade betalnigarna med konteringar etc redovisas på olika journaler beroende på körsätt. Detaljerad kontering innebär en verifikation per betald faktura, summerad innebär en verifikation per betalningsdag/omgång. Körs hela utbetalningen per en bokföringsdag innebär det då endast ett summerat verifikat. Detaljerad kontering Redovisar omgångens kontering. Summerad kontering Denna lista innehåller den aktuella konteringen av omgången. Summerad spec Detta är en specifikation per verifikat innehållande leverantör, datum fakturanummer, ankomstnummer etc. Bakgrundsstatus Detta bildskärmsfrågeprogram visar var i sekvensen av bakgrundsrutiner man fn. befinner sig, och upplyser om nästa steg. Korrigering av datum Med detta program kan man ändra betalningsdatum om så skulle behövas. Backa startad utbetalning En startad utbetalning kan backas helt eller delvis om detta skulle behövas. Görs med detta program. Rapporter Oattesterade fakturor Fakturor i utredning Obetalda fakturor Fakturor per förfallodatum Fakturahändelser per dag Fakturor i utredning Fakturahändelser per dag Reskontra per leverantör Reskontra per bokföringsdatum Reskontra per verifikat Leverantörsstatistik Periodrutiner Dessa rutiner körs vid period- och årsskiften, samt vid behov. Journalrensning Efterssom leverantörsreskontrans journaler ligger kvar efter utskrift måste dessa rensas vid behov. Görs med detta program. Historiköverföring Slutbetalda fakturor flyttas över till historiken med detta program. Det innebär att man fortsättningsvis kan nå dessa via menyns historikingång, och de belastar inte längre ordinarie leverantörsreskontrarapporter och bilder. Körs vid behov. Historikrensning I detta program sker rensning av historiken. Historiska fakturor rensas ur det historiska registret, och kan sedan inte mera nås. Periodslut Körs varje period (månads) slut. Programmet "rullar" saldon i företagspost och leverantörsregister. Periodsaldo nollställes. Årsslut Körs varje årsslut. Som periodrullning samt att "år till dato"-saldot nollställs.