Dokumentation adMix Kundreskontra Kundreskontra Fakturor från faktureringen Registrering Manuella fakturor Inbetalningar Automatkontering inbetalningar Inbetalningsjournal Frågeprogram Rapporter Kundreskontraspecifikation Fakturor per kund Betalningar per kund Åldersanalys Betalningsprognos Kravrutin Räntefakturering Rensning betalda fakturor. Registervård kunder . . . . . . . . . . . Kundreskontra Kundreskontran är integrerad med faktureringen och redovisningen. Faktureringen uppdaterar kundreskontran automatiskt med fakturor i samband med att dessa skapas/skrivs ut. Redovisningen uppdateras i samband med att betalningar registreras. Observera att programmet för registrering av manuella fakturor inte uppdaterar redovisningen. Kundreskontran kan hantera utländska valutor, och innehåller funktioner för betalnigsprognos, kravrutin och räntefakturering. Ett flertal rapporter samt rapportgenerator ger möjligheter till olika analyser. Fakturor från faktureringen Dessa uppdaterar registret krav i kundreskontrakatalogen /usr/adMix/01/krk. posterna skapas när man kör programmet för fakturautskrift i order- faktureringsmodulen, eller programmet Fakturering: Uppdatering i tids- och uppdragsredovisningsmodulen. Registrering Kundreskontran innehåller två registreringsprogram, inbetalningar och manuella fakturor. Manuella fakturor Programmet för manuella fakturor visar ett formulär där man fyller i sina uppgifter radvis, och sedan sänder bilden med enter. Flera rader kan alltså registreras i ett moment. Detta program är främst tänkt för registrering vid uppstart av adMix kundreskontra, eller i samband med rena undantag och korrigeringar, då ingen automatsik kontering till redovisningen sker. Programmet börjar med kundsöksbilden: Andra sökbegrepp (j)...: _ Kundnr.................: __________ Sökbegrepp.............: ________________________ Sedan visas själva formuläret: Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ Fyll i detta. Se nedanstående exempel: Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav ___12345 ___ ___________ ______ ________8000 ______ _ ___23432 NOK _________.9 980601 ________7000 980915 _ ___54323 USD ___________ 980915 _________500 ______ _ ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ I denna bild har man På första raden gjort den enklaste varianten, endast angett fakturanummer och belopp. Programmet kommer då att använda grundvärden från kundregistret map. valuta, och förfallodag (som beräknas genom kundens betalningsvillkor - se Registervård: Betalningsvillkor). Fakturanummer måste vara unikt. Fakturadatum blir dagens vid ingen angivelse. Fältet för antal krav har grundvärde noll. På andra raden har valuta och kurs angivits. Om inte kursen lagts in när, skulle programmet hämtat denna från valutaregistret. Se Registervård: Valutor. Här har även förfallodag angivits manuellt. PÅ tredje raden har vi anget valutan, och får kursen från valutaregistret. Även avvikande fakturadag har angivits. Förfallodag beräknas då via kundens betalningsvillkor med utgångspunkt från denna fakturadag. Nästa bild visar datorns kvittenser efter vårt enter: Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav ___12345 SEK ____1.00000 980913 _____8000.00 981213 0 ___23432 NOK ____0.90000 980601 _____7000.00 980915 0 ___54323 USD ____7.36000 980915 ______500.00 981215 0 ________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _ Efter kvittensen slår man ånyo på enter för att ge sitt ok. Man kan även modifiera i detta läget, och får då nya kvittenser osv. När man är klar, dvs slår enter utan att ha modofierat uppdaterar materialet kundreskontran, och programmet återgår till inslag av ny kund. Inbetalningar Detta program är flexibelt och har ett flertal olika möjligheter. Man arrangerar normalt arbetet i betalningsbuntar, där varje bunt avses omfatta ett inbetalningsdatum och en valuta. Genom att ange en bunttotal får man en automatisk avstämmning. Nedan visas startbilden där man anger data om bunten: Inbetalningsdatum.............: ______ Totalt inbetalt/återstod......: _____________ Valuta/valutakurs.............: ___ ___________ Betalningssätt/buntnr/antal...: ____________ ____ ___ Avgift........................: _____________ Inbetalningsdatum och belopp (Totalt inbetalt) är obligatoriskt, jämte betalningssättet. Om detta inte anges får man välja från en pop-up. Fältet avgift är avser betalningsavgift, och är frivilligt. Se bild nedan: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: _________5000 Valuta/valutakurs.............: ___ ___________ Betalningssätt/buntnr/anta+--------------------------+ Avgift....................| Inbetalningssätt | |--------------------------| | bank | | check | | kontant | | kredit | | kvittning | | post | +--------------------------+ Efter val av betalningssätt kan kvittensbilden se ut så här: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: ______5000.00 5000.00 Valuta/valutakurs.............: SEK ___________ Betalningssätt/buntnr/antal...: bank________ ____ ___ Bankgiroinbetalning Avgift........................: _____________ Fältet Återstod visas nu. Efter enter visas nu rader där kund/fakturainfo skall registreras: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 5000.00 Valuta/valutakurs.............: SEK Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning Avgift........................: Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _ Fakturanr.....................: ________ Här kan man välja att registrera enbart fakturanummer, och då hämtas data om fakturan. Nedan anges fakturanummer: Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _ Fakturanr.....................: 23432___ Efter enter visas kvittenserna avseende den inslagna fakturan och tillhörande kund: Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto Fakturanr.....................: 23432 Inbetalning/Aut.fördelning (j): Anmärkning....................: Leveransadress................: Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915 Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 6300.00 SEK Slut/betalt/reduktion/kursdiff:>_ _____________ _____________ __________ Ränta faktureras (j)..........: n Kontering kursdiff (j)/kurs...: _ 0.90000 90 dagar netto Vi väljer här att ange belopp: Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915 Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 6300.00 SEK Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ 6300_________ _____________ __________ Ränta faktureras (j)..........: n Kontering kursdiff (j)/kurs...: _ 0.90000 90 dagar netto Vi får kvittens, där återstoden för fakturan nu är borta: Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915 Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 SEK Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ ______6300.00 _____________ __________ Ränta faktureras (j)..........: n Kontering kursdiff (j)/kurs...: n 0.90000 90 dagar netto Efter enterfår vi ny möjlighet att ange fakturanummer. Vi kan även se att efterssom vi registrerade bunten till 5.000 och haf förbrukat 6.300, så har det uppstått ett minus på 1.300 under Återstod: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00 Valuta/valutakurs.............: SEK Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning Avgift........................: 1 Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto Fakturanr.....................: ________ Vid ny enter utan att ange faktura (vilket ju signalerar att vi är klara) undrar programmet hur vi skall hantera differansen. Vi skulle ju t.ex kunnat hanterat de 1.300 med en kreditnota om det fanns en sådan. Se bilden nedan: +------------------------------------------------+ Kundnr/Andra sö| Vill du kontera restbeloppet separat (j/n).:>_ |90 dagar netto Fakturanr......+------------------------------------------------+ Vi valde n ovan, och får nu en ny fråga: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00 Valuta/valutakurs.............: SEK Betalningssätt/bunt+----------------------------------------+nkgiroinbetalning Avgift.............| Totalt belopp..........: 5000.00 | | Använt belopp..........: 6300.00 | |----------------------------------------| Kundnr/Andra sökbeg| Vill du avsluta denna omgång (j/n).:>_ |ABC 90 dagar netto Fakturanr..........|----------------------------------------| | Avslut innebär att använt belopp | | blir totalt belopp. | +----------------------------------------+ Eftersom bunttotalen inte är helig kan man ändra den i efterhand genom att svara j ovan. Normalt är ju situationen ovan en varning om att något gått fel och att man kanske borde justera. Vi väljer ett j ovan och får nästa bild: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00 Valuta/valutakurs.............: SEK Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning Avgift..............+--------------------------------------+ | Total inbetalning.....: 6300.00 | | Total reduktion.......: 0.00 | Kundnr/Andra sökbegr| Total kursvinst.......: 0.00 | ABC 90 dagar netto Fakturanr...........| Konteras separat......: 0.00 | |--------------------------------------| | Godkänd inbetalningsomgång (j/n).:>_ | +--------------------------------------+ Ett j till, och omgången är klar. Om vi svarar n backar vi, och kan ändra i materialet. Nu får vi åter startbilden där vi anger info om betalningen: Inbetalningsdatum.............: ______ Totalt inbetalt/återstod......: _____________ Valuta/valutakurs.............: ___ ___________ Betalningssätt/buntnr/antal...: ____________ ____ ___ Avgift........................: _____________ Vi kunde vid inslaget av fakturanummer tidigare även valt att slå in kundens nummer: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 10000.00 10000.00 Valuta/valutakurs.............: SEK Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning Avgift........................: Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888_______ _ Fakturanr.....................: ________ Då hämtas kunden, och vi får först ange hur mycket av betalningsbunten som denna kund har betalt, samt om dessa pengar skall fördelas automatiskt av programmet enligt principen äldst faktura först. Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto Fakturanr.....................: Inbetalning/Aut.fördelning (j): _____________ _ Anmärkning....................: På_gång_att_köpa______________ Om man inte anger något belopp används hela buntbeloppet. Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto Fakturanr.....................: Inbetalning/Aut.fördelning (j): 10000________ _ Anmärkning....................: På_gång_att_köpa______________ Nu visas kundens fakturor i ett fönster, där man väljer med linjalen och ett enter: Inbetalningsdatum.............: 980914 Totalt inbetalt/återstod......: 10000.00 10000.00 Valuta/valutakurs.............: SEK +-----------------------------------------------------------------------------+ | Krav | | Kundnr: 888 Kundbelopp: 10000.00 Återstod: 10000.00 | |-----------------------------------------------------------------------------| | Faktura Belopp Reduktion Betalt Återstod | | 12345 980913 981213 SEK 8000.00 | | 54323 980915 981215 USD 500.00 | |-----------------------------------------------------------------------------| | Med minustecken (-) kan detaljhantering göras. | +-----------------------------------------------------------------------------+ Ett minustecken på en rad ger möjlighet att göra delbetalning etc för den valda fakturan. +-----------------------------------------------------------------------------+ | Krav | | Kundnr: 888 Kundbelopp: 10000.00 Återstod: 2000.00 | |-----------------------------------------------------------------------------| | Faktura Belopp Reduktion Betalt Återstod | | 12345 980913 981213 SEK 8000.00 8000.00 | | 54323 980915 981215 USD 500.00 | |-----------------------------------------------------------------------------| | Med minustecken (-) kan detaljhantering göras. | +-----------------------------------------------------------------------------+ Med ett enter på den första fakturan ovan har den betalts, vilket fgramgår av beloppet 8.000 under kolumnen Betalt. Den andra fakturan avser vi att göra en delbetalning på. Fakturadatum/förfallodatum....: 980915 981215 Fakturabelopp/återstod........: 3680.00 1680.00 SEK Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ ______2000.00 _____________ __________ Ränta faktureras (j)..........: n Kontering kursdiff (j)/kurs...: n 7.36000 90 dagar netto Vi anger 2.000 i fältet för betalt (8.000 + 2.000 = 10.000). Vi slår enter och får vår kvittens: Avgift..............+--------------------------------------+ | Total inbetalning.....: 10000.00 | | Total reduktion.......: 0.00 | Kundnr/Andra sökbegr| Total kursvinst.......: 0.00 | ABC 90 dagar netto Fakturanr...........| Konteras separat......: 0.00 | Inbetalning/Aut.förd|--------------------------------------| Anmärkning..........| Godkänd inbetalningsomgång (j/n).:>_ | Leveransadress......+--------------------------------------+ Ett j och saken är klar. Automatkontering inbetalningar Dessa hanteras via modulkopplingsregistret i redovisningen. Se Kundreskontradelen där för mer info. Inbetalningsjournal Efter gjorda inbetalningar startas inbetalningsjournalen. Frågeprogram Ett antal frågeprogram finns att tillgå, och här är några exempel: Nedanstående (Kundreskontra: Frågor: Kund)visar data om kunden: Kund: 888 Telefon: Faxnr: Sofis Hemväveri ABC Betalningsvillkor: 90 dagar netto Antal krav (År f.år ff.år): Snittbetalningstid: 103 111 Mot betalningsvillkor: 12- Snitt förfallet i dagar: 46- Anmärkning:>På_gång_att_köpa______________ Momsregistering: Saldo - ej förf: 1680.00 Max kredit: Upplagd: 980902 Period 1: Rabatt: Period 2: Köpt åtd: Order: 980907 Period 3: Ptd: Faktura: 980915 Belopp tillgodo: Inbetalning: 980914 Totalt: 1680.00 Krav: Totalt i order: 40000.00 Restnoterat: Nästa exempel (Kundreskontra: Frågor: Fakturor)visar alla kundens fakturor: Kundnr: _______888 Sofis Hemväveri ABC Fakturanr: ________ Faktura Fakt. Förf. K Fakt.belopp Betalt bel. Rabatt Restbelopp R I 123459980913 981213 S 8000.00 8000.00 J N 234329980601 980915 S 6300.00 6300.00 J N 543239980915 981215 0 3680.00 2000.00 1680.00 J N Rapporter Kundreskontran innehåller en hel serie rapporter, vilka visar resontran ur olika aspekter. Kundreskontraspecifikation Denna rapport innehåller en specifikation över hela reskontran. Fakturor per kund Denna rapport visar reskontran per kund, dvs. i kundordning. Betalningar per kund Rapporten visar gjorda betalningar per kund. Åldersanalys Genom denna rapport kan man enkelt se var reskontrans "gamla" delar ligger. Registervård kunder Varje kund måste läggas upp i kundregistret med ett unikt kundnummer och ett namn. Härutöver kan man registrera en hel del annan information. . . . . . . . . Flöde 2 Kravrutin Om kunderna inte betalar i tid kan man skicka ett sk. kravbrev. Dessa kan hanteras på olika sätt (t.ex map. antal kravperioder etc). Se nedan för startbilden: Skall betalningspåminnelser skrivas ut (j):>_ Omutskrift av föregående omgång (j).......: _ Utskrift fr.o.m. kundnr...................: __________ t.o.m. kundnr...................: __________ fr.o.m. distrikt.................: ______ t.o.m. distrikt.................: ______ Lägsta påminnelsebelopp per kund..........: _________ Senaste inbetalningsdatum (ååmmdd)........: 980913 T.o.m.förfallodatum (ååmmdd)..............: ______ Periodrullning (j)........................: n Kontoutdrag (j)...........................: n Omutskrift innebär att man vill skriva ut senaste omgången. Denna skrivs då ut exakt som den valdes med olika omfång och val. I fälten för Utskrift fr.o. m. kundnr ....etc gör man sitt omfångsval. Periodrullning (j) talar om att programmet skall räkna fram räknaren för antalet skickade krav med ett. Kontoutdrag (j) anger att alla poster skall skrivas ut, inte enbart de som förfallet till betalning. Räntefakturering I denna rutin får man en automatisk räntedebitering av "gamla" fakturor beroende på vilken princip man angett för räntedebiteringen. Tre principer finns tillgängliga: 1. Periodisk räntefakturering av ej slutbetalda fakturor. Detta fungerar då som en sorts banklån. 2. Räntefakturering av slutbetalda fakturor. 3. En kombination av de bägge metoderna. Dessa metoder väljs i kontrollposten. Se Registervård: Kontrollpost. Se bild nedan för exempel på räntefakturainitiering: Föregående räntefaktureringsdatum.....: Detta räntefaktureringsdatum..........: 980913 Fr.o.m. T.o.m. Kundnr................................: __________ __________ Fakturanr.............................: ________ ________ Minsta antal dagar efter förfallodatum: __ Lägsta belopp per räntefaktura........: ________ Procentsats...........................: 18.0 Skall kreditposter räntefaktureras (j): _ Lägsta belopp per krediträntefaktura..: ________ Skall denna rutin startas (j).........: _ Metod: 1 - Periodisk räntefakturering av ej slutbetalda fakturor Efter denna körning kan man se på resultatet genom att skriva ut Kundreskontra: Räntedebitering: Räntedebiteringslista. Om man då vill ändra i materialet, går man till Registervård: Kunder fullständig: Sidan 3 för att räntespärra en hel kund, eller till Kundreskontra: Registervård: Fakturor för att räntespärra en enstaka faktura. När detta är gjort kör man om initieringen. När man är nöjd skriver man ut räntefakturorna: Uppdatering av - Verifikationer - Kundreskontra Utskrift av - Fakturor Skall räntefakturor skrivas ut? (j): >_ Omutskrift av föregående omgång? (j): _ efter fakturorna tar man ut journalen: Denna rutin skriver ut journal över de fakturor som skrivits. Antal kopior......: _ Sedan är räntefaktureringen avklarad, och man kan köra rensning av (betalda) fakturor. Rensning betalda fakturor. Denna rutin bör köras då ocj då, för att befria kundreskontrans aktiva del från gammalt historisk material i form av gamla fakturor och betalningar. Det är naturligtvis önskvärt att ha lite material i backspegeln, men alltför mycket tynger ner, och belastar rapporter och frågebilder. Dessutom innebär inte rensningen att transaktionerna försvinner. Dessa flyttas nämligen till ett historiskt register där de kan bevakas via särskilda rapporter eller frågeprogram. En särskild del av rutinen rensar i sin tur det historiska registret. Det är mycket viktigt att man inte rensar fakturorna innan man har kört räntefaktureringen om man har för avsikt att köra denna. Efter rensningen går det inte längre att ränteberäkna fakturorna. Se bild nedan för exempel: Skall slutbetalda fakturor inklusive betalningar rensas (j/n)......:>_ Rensning av ej räntedebiterade fakturor t.o.m betalningsdatum....: ______ Rensning av fakturor där räntebelopp ej överskrider..............: ____ Om historiska fakturor skall rensas, ange t.o.m. fakturadatum......: ______ Rutinen rensar bort slutbetalda fakturor ur kravregistret,lägger över motsvarande betalningar till betalningshistorik, samt rensar bort betalningarna ur betalningsregistret. Om t.o.m datum angetts så rensas historikregistret t.o.m detta datum oberoende av övrig rensning. Förklaringar: Skall slutbetalda fakturor inklusive betalningar rensas (j/n)......:>_ Detta innebär att programmet som rensar de slutbetalda fakturorna skall startas. Ett j här och programmet går i gång med hänsyn till de val som gjorts nedan. Rensning av ej räntedebiterade fakturor t.o.m betalningsdatum....: ______ Detta val rensar fakturor som ej räntedebiterats fram till och med angivet datum (ååmmdd). Kan t.ex användas om man vill starta upp räntefakturering efter en tid, och vill ta bort gammalt gods först. Rensning av fakturor där räntebelopp ej överskrider..............: ____ Ger möjlighet att ta bort alla småtransar. Om historiska fakturor skall rensas, ange t.o.m. fakturadatum......: ______ Detta ger en rensning av det historiska registret också, fram till och med angivet datum.