Dokumentation adMix Kundreskontra
Kundreskontra
Fakturor från faktureringen
Registrering
Manuella fakturor
Inbetalningar
Automatkontering inbetalningar
Inbetalningsjournal
Frågeprogram
Rapporter
Kundreskontraspecifikation
Fakturor per kund
Betalningar per kund
Åldersanalys
Betalningsprognos
Kravrutin
Räntefakturering
Rensning betalda fakturor.
Registervård kunder
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Kundreskontran är integrerad med faktureringen och redovisningen. Faktureringen uppdaterar
kundreskontran automatiskt med fakturor i samband med att dessa skapas/skrivs ut. Redovisningen
uppdateras i samband med att betalningar registreras. Observera att programmet för registrering
av manuella fakturor inte uppdaterar redovisningen.
Kundreskontran kan hantera utländska valutor, och innehåller funktioner för betalnigsprognos,
kravrutin och räntefakturering.
Ett flertal rapporter samt rapportgenerator ger möjligheter till olika analyser.
Dessa uppdaterar registret krav i kundreskontrakatalogen /usr/adMix/01/krk.
posterna skapas när man kör programmet för fakturautskrift i order- faktureringsmodulen, eller
programmet Fakturering: Uppdatering i tids- och uppdragsredovisningsmodulen.
Kundreskontran innehåller två registreringsprogram, inbetalningar och manuella fakturor.
Programmet för manuella fakturor visar ett formulär där man fyller i sina uppgifter radvis,
och sedan sänder bilden med enter. Flera rader kan alltså registreras
i ett moment.
Detta program är främst tänkt för registrering vid uppstart av adMix
kundreskontra, eller i samband med rena undantag och korrigeringar, då ingen automatsik
kontering till redovisningen sker.
Programmet börjar med kundsöksbilden:
Andra sökbegrepp (j)...: _
Kundnr.................: __________
Sökbegrepp.............: ________________________
|
Sedan visas själva formuläret:
Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC
Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
|
Fyll i detta. Se nedanstående exempel:
Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC
Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav
___12345 ___ ___________ ______ ________8000 ______ _
___23432 NOK _________.9 980601 ________7000 980915 _
___54323 USD ___________ 980915 _________500 ______ _
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
|
I denna bild har man
På första raden gjort den enklaste varianten, endast angett
fakturanummer och belopp.
Programmet kommer då att använda grundvärden från kundregistret map. valuta, och
förfallodag (som beräknas genom kundens betalningsvillkor - se Registervård:
Betalningsvillkor). Fakturanummer måste vara unikt. Fakturadatum blir dagens vid
ingen angivelse.
Fältet för antal krav
har grundvärde noll.
På andra raden har valuta och kurs angivits. Om inte kursen lagts in när,
skulle programmet hämtat denna från valutaregistret. Se Registervård: Valutor.
Här har även förfallodag angivits manuellt.
PÅ tredje raden har vi anget valutan, och får kursen från valutaregistret.
Även avvikande fakturadag har angivits. Förfallodag beräknas då via kundens
betalningsvillkor med utgångspunkt från denna fakturadag.
Nästa bild visar datorns kvittenser efter vårt enter:
Kund: 888 Sofis Hemväveri ABC
Faktnr. Valuta Valutakurs Fakt.dat Belopp Förf.dat Ant.krav
___12345 SEK ____1.00000 980913 _____8000.00 981213 0
___23432 NOK ____0.90000 980601 _____7000.00 980915 0
___54323 USD ____7.36000 980915 ______500.00 981215 0
________ ___ ___________ ______ ____________ ______ _
|
Efter kvittensen slår man ånyo på enter för att ge sitt ok. Man kan
även modifiera i detta läget, och får då nya kvittenser osv. När man är klar, dvs slår
enter utan att ha modofierat uppdaterar materialet kundreskontran,
och programmet återgår till inslag av ny kund.
Detta program är flexibelt och har ett flertal olika möjligheter.
Man arrangerar normalt arbetet i betalningsbuntar, där varje bunt avses omfatta
ett inbetalningsdatum och en valuta. Genom att ange en bunttotal får man en
automatisk avstämmning.
Nedan visas startbilden där man anger data om bunten:
Inbetalningsdatum.............: ______
Totalt inbetalt/återstod......: _____________
Valuta/valutakurs.............: ___ ___________
Betalningssätt/buntnr/antal...: ____________ ____ ___
Avgift........................: _____________
|
Inbetalningsdatum och belopp (Totalt inbetalt) är obligatoriskt, jämte betalningssättet.
Om detta inte anges får man välja från en pop-up.
Fältet avgift är avser betalningsavgift, och är frivilligt. Se bild nedan:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: _________5000
Valuta/valutakurs.............: ___ ___________
Betalningssätt/buntnr/anta+--------------------------+
Avgift....................| Inbetalningssätt |
|--------------------------|
| bank |
| check |
| kontant |
| kredit |
| kvittning |
| post |
+--------------------------+
|
Efter val av betalningssätt kan kvittensbilden se ut så här:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: ______5000.00 5000.00
Valuta/valutakurs.............: SEK ___________
Betalningssätt/buntnr/antal...: bank________ ____ ___ Bankgiroinbetalning
Avgift........................: _____________
|
Fältet Återstod visas nu.
Efter enter visas nu rader där kund/fakturainfo skall registreras:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 5000.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning
Avgift........................:
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _
Fakturanr.....................: ________
|
Här kan man välja att registrera enbart fakturanummer, och då hämtas data om fakturan.
Nedan anges fakturanummer:
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _
Fakturanr.....................: 23432___
|
Efter enter visas kvittenserna avseende den inslagna fakturan och tillhörande
kund:
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto
Fakturanr.....................: 23432
Inbetalning/Aut.fördelning (j):
Anmärkning....................:
Leveransadress................:
Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915
Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 6300.00 SEK
Slut/betalt/reduktion/kursdiff:>_ _____________ _____________ __________
Ränta faktureras (j)..........: n
Kontering kursdiff (j)/kurs...: _ 0.90000 90 dagar netto
|
Vi väljer här att ange belopp:
Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915
Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 6300.00 SEK
Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ 6300_________ _____________ __________
Ränta faktureras (j)..........: n
Kontering kursdiff (j)/kurs...: _ 0.90000 90 dagar netto
|
Vi får kvittens, där återstoden för fakturan nu är borta:
Fakturadatum/förfallodatum....: 980601 980915
Fakturabelopp/återstod........: 6300.00 SEK
Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ ______6300.00 _____________ __________
Ränta faktureras (j)..........: n
Kontering kursdiff (j)/kurs...: n 0.90000 90 dagar netto
|
Efter enterfår vi ny möjlighet att ange fakturanummer. Vi kan även se att
efterssom vi registrerade bunten till 5.000 och haf förbrukat 6.300, så har det
uppstått ett minus på 1.300 under Återstod:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning
Avgift........................: 1
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: __________ _Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto
Fakturanr.....................: ________
|
Vid ny enter utan att ange faktura (vilket ju signalerar att vi är
klara) undrar programmet hur vi skall hantera differansen. Vi skulle ju t.ex kunnat
hanterat de 1.300 med en kreditnota om det fanns en sådan. Se bilden nedan:
+------------------------------------------------+
Kundnr/Andra sö| Vill du kontera restbeloppet separat (j/n).:>_ |90 dagar netto
Fakturanr......+------------------------------------------------+
|
Vi valde n ovan, och får nu en ny fråga:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
Betalningssätt/bunt+----------------------------------------+nkgiroinbetalning
Avgift.............| Totalt belopp..........: 5000.00 |
| Använt belopp..........: 6300.00 |
|----------------------------------------|
Kundnr/Andra sökbeg| Vill du avsluta denna omgång (j/n).:>_ |ABC 90 dagar netto
Fakturanr..........|----------------------------------------|
| Avslut innebär att använt belopp |
| blir totalt belopp. |
+----------------------------------------+
|
Eftersom bunttotalen inte är helig kan man ändra den i efterhand genom att svara
j ovan. Normalt är ju situationen ovan en varning om att något gått fel och
att man kanske borde justera.
Vi väljer ett j ovan och får nästa bild:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 5000.00 -1300.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning
Avgift..............+--------------------------------------+
| Total inbetalning.....: 6300.00 |
| Total reduktion.......: 0.00 |
Kundnr/Andra sökbegr| Total kursvinst.......: 0.00 | ABC 90 dagar netto
Fakturanr...........| Konteras separat......: 0.00 |
|--------------------------------------|
| Godkänd inbetalningsomgång (j/n).:>_ |
+--------------------------------------+
|
Ett j till, och omgången är klar. Om vi svarar n backar vi, och
kan ändra i materialet. Nu får vi åter startbilden där vi anger info om
betalningen:
Inbetalningsdatum.............: ______
Totalt inbetalt/återstod......: _____________
Valuta/valutakurs.............: ___ ___________
Betalningssätt/buntnr/antal...: ____________ ____ ___
Avgift........................: _____________
|
Vi kunde vid inslaget av fakturanummer tidigare även valt att slå in kundens nummer:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 10000.00 10000.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
Betalningssätt/buntnr/antal...: bank Bankgiroinbetalning
Avgift........................:
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888_______ _
Fakturanr.....................: ________
|
Då hämtas kunden, och vi får först ange hur mycket av betalningsbunten som denna
kund har betalt, samt om dessa pengar skall fördelas automatiskt av
programmet enligt principen äldst faktura först.
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto
Fakturanr.....................:
Inbetalning/Aut.fördelning (j): _____________ _
Anmärkning....................: På_gång_att_köpa______________
|
Om man inte anger något belopp används hela buntbeloppet.
Kundnr/Andra sökbegrepp (j)...: 888 Sofis Hemväveri ABC 90 dagar netto
Fakturanr.....................:
Inbetalning/Aut.fördelning (j): 10000________ _
Anmärkning....................: På_gång_att_köpa______________
|
Nu visas kundens fakturor i ett fönster, där man väljer med linjalen och ett
enter:
Inbetalningsdatum.............: 980914
Totalt inbetalt/återstod......: 10000.00 10000.00
Valuta/valutakurs.............: SEK
+-----------------------------------------------------------------------------+
| Krav |
| Kundnr: 888 Kundbelopp: 10000.00 Återstod: 10000.00 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Faktura Belopp Reduktion Betalt Återstod |
| 12345 980913 981213 SEK 8000.00 |
| 54323 980915 981215 USD 500.00 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Med minustecken (-) kan detaljhantering göras. |
+-----------------------------------------------------------------------------+
|
Ett minustecken på en rad ger möjlighet att göra delbetalning etc för den
valda fakturan.
+-----------------------------------------------------------------------------+
| Krav |
| Kundnr: 888 Kundbelopp: 10000.00 Återstod: 2000.00 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Faktura Belopp Reduktion Betalt Återstod |
| 12345 980913 981213 SEK 8000.00 8000.00 |
| 54323 980915 981215 USD 500.00 |
|-----------------------------------------------------------------------------|
| Med minustecken (-) kan detaljhantering göras. |
+-----------------------------------------------------------------------------+
|
Med ett enter på den första fakturan ovan har den betalts, vilket fgramgår
av beloppet 8.000 under kolumnen Betalt.
Den andra fakturan avser vi att göra en delbetalning på.
Fakturadatum/förfallodatum....: 980915 981215
Fakturabelopp/återstod........: 3680.00 1680.00 SEK
Slut/betalt/reduktion/kursdiff: _ ______2000.00 _____________ __________
Ränta faktureras (j)..........: n
Kontering kursdiff (j)/kurs...: n 7.36000 90 dagar netto
|
Vi anger 2.000 i fältet för betalt (8.000 + 2.000 = 10.000). Vi slår enter
och får vår kvittens:
Avgift..............+--------------------------------------+
| Total inbetalning.....: 10000.00 |
| Total reduktion.......: 0.00 |
Kundnr/Andra sökbegr| Total kursvinst.......: 0.00 | ABC 90 dagar netto
Fakturanr...........| Konteras separat......: 0.00 |
Inbetalning/Aut.förd|--------------------------------------|
Anmärkning..........| Godkänd inbetalningsomgång (j/n).:>_ |
Leveransadress......+--------------------------------------+
|
Ett j och saken är klar.
Dessa hanteras via modulkopplingsregistret
i redovisningen.
Se Kundreskontradelen där för mer info.
Efter gjorda inbetalningar startas inbetalningsjournalen.
Ett antal frågeprogram finns att tillgå, och här är några exempel:
Nedanstående (Kundreskontra: Frågor: Kund)visar data om kunden:
Kund: 888 Telefon: Faxnr:
Sofis Hemväveri ABC
Betalningsvillkor: 90 dagar netto
Antal krav (År f.år ff.år):
Snittbetalningstid: 103
111 Mot betalningsvillkor: 12-
Snitt förfallet i dagar: 46-
Anmärkning:>På_gång_att_köpa______________ Momsregistering:
Saldo - ej förf: 1680.00 Max kredit:
Upplagd: 980902
Period 1: Rabatt:
Period 2: Köpt åtd: Order: 980907
Period 3: Ptd: Faktura: 980915
Belopp tillgodo: Inbetalning: 980914
Totalt: 1680.00 Krav:
Totalt i order: 40000.00
Restnoterat:
|
Nästa exempel (Kundreskontra: Frågor: Fakturor)visar alla kundens fakturor:
Kundnr: _______888 Sofis Hemväveri ABC Fakturanr: ________
Faktura Fakt. Förf. K Fakt.belopp Betalt bel. Rabatt Restbelopp R I
123459980913 981213 S 8000.00 8000.00 J N
234329980601 980915 S 6300.00 6300.00 J N
543239980915 981215 0 3680.00 2000.00 1680.00 J N
|
Kundreskontran innehåller en hel serie rapporter, vilka visar resontran ur olika
aspekter.
Denna rapport innehåller en specifikation över hela reskontran.
Denna rapport visar reskontran per kund, dvs. i kundordning.
Rapporten visar gjorda betalningar per kund.
Genom denna rapport kan man enkelt se var reskontrans "gamla" delar ligger.
Varje kund måste läggas upp i kundregistret med ett unikt kundnummer och ett namn. Härutöver kan man
registrera en hel del annan information.
.
.
.
.
.
.
.
.
Om kunderna inte betalar i tid kan man skicka ett sk. kravbrev. Dessa kan hanteras på
olika sätt (t.ex map. antal kravperioder etc). Se nedan för startbilden:
Skall betalningspåminnelser skrivas ut (j):>_
Omutskrift av föregående omgång (j).......: _
Utskrift fr.o.m. kundnr...................: __________
t.o.m. kundnr...................: __________
fr.o.m. distrikt.................: ______
t.o.m. distrikt.................: ______
Lägsta påminnelsebelopp per kund..........: _________
Senaste inbetalningsdatum (ååmmdd)........: 980913
T.o.m.förfallodatum (ååmmdd)..............: ______
Periodrullning (j)........................: n
Kontoutdrag (j)...........................: n
|
Omutskrift innebär att man vill skriva ut senaste omgången. Denna skrivs då
ut exakt som den valdes med olika omfång och val.
I fälten för Utskrift fr.o. m. kundnr ....etc gör man sitt omfångsval.
Periodrullning (j) talar om att programmet skall räkna fram räknaren för antalet
skickade krav med ett.
Kontoutdrag (j) anger att alla poster skall skrivas ut, inte enbart de som
förfallet till betalning.
I denna rutin får man en automatisk räntedebitering av "gamla" fakturor beroende på
vilken princip man angett för räntedebiteringen.
Tre principer finns tillgängliga:
-
1. Periodisk räntefakturering av ej slutbetalda fakturor. Detta fungerar då som en sorts
banklån.
-
2. Räntefakturering av slutbetalda fakturor.
-
3. En kombination av de bägge metoderna.
Dessa metoder väljs i kontrollposten. Se Registervård: Kontrollpost.
Se bild nedan för exempel på räntefakturainitiering:
Föregående räntefaktureringsdatum.....:
Detta räntefaktureringsdatum..........: 980913
Fr.o.m. T.o.m.
Kundnr................................: __________ __________
Fakturanr.............................: ________ ________
Minsta antal dagar efter förfallodatum: __
Lägsta belopp per räntefaktura........: ________
Procentsats...........................: 18.0
Skall kreditposter räntefaktureras (j): _
Lägsta belopp per krediträntefaktura..: ________
Skall denna rutin startas (j).........: _
Metod: 1 - Periodisk räntefakturering av ej slutbetalda fakturor
|
Efter denna körning kan man se på resultatet genom att skriva ut Kundreskontra:
Räntedebitering: Räntedebiteringslista.
Om man då vill ändra i materialet, går man till Registervård: Kunder fullständig:
Sidan 3 för att räntespärra en hel kund, eller till Kundreskontra: Registervård:
Fakturor för att räntespärra en enstaka faktura.
När detta är gjort kör man om initieringen.
När man är nöjd skriver man ut räntefakturorna:
Uppdatering av - Verifikationer
- Kundreskontra
Utskrift av - Fakturor
Skall räntefakturor skrivas ut? (j): >_
Omutskrift av föregående omgång? (j): _
|
efter fakturorna tar man ut journalen:
Denna rutin skriver ut journal över de
fakturor som skrivits.
Antal kopior......: _
|
Sedan är räntefaktureringen avklarad, och man kan köra rensning av (betalda)
fakturor.
Denna rutin bör köras då ocj då, för att befria kundreskontrans aktiva del från
gammalt historisk material i form av gamla fakturor och betalningar. Det är naturligtvis
önskvärt att ha lite material i backspegeln, men alltför mycket tynger ner, och belastar
rapporter och frågebilder. Dessutom innebär inte rensningen att transaktionerna
försvinner. Dessa flyttas nämligen till ett historiskt register där de kan bevakas via
särskilda rapporter eller frågeprogram.
En särskild del av rutinen rensar i sin tur det historiska registret.
Det är mycket viktigt att man inte rensar fakturorna innan man har kört
räntefaktureringen om man har för avsikt att köra denna. Efter rensningen går
det inte längre att ränteberäkna fakturorna.
Se bild nedan för exempel:
Skall slutbetalda fakturor inklusive betalningar rensas (j/n)......:>_
Rensning av ej räntedebiterade fakturor t.o.m betalningsdatum....: ______
Rensning av fakturor där räntebelopp ej överskrider..............: ____
Om historiska fakturor skall rensas, ange t.o.m. fakturadatum......: ______
Rutinen rensar bort slutbetalda fakturor ur kravregistret,lägger över
motsvarande betalningar till betalningshistorik, samt rensar bort
betalningarna ur betalningsregistret.
Om t.o.m datum angetts så rensas historikregistret t.o.m detta datum
oberoende av övrig rensning.
|
Förklaringar:
Skall slutbetalda fakturor inklusive betalningar rensas (j/n)......:>_
Detta innebär att programmet som rensar de slutbetalda fakturorna skall startas.
Ett j här och programmet går i gång med hänsyn till de val som gjorts
nedan.
Rensning av ej räntedebiterade fakturor t.o.m betalningsdatum....: ______
Detta val rensar fakturor som ej räntedebiterats fram till och med angivet datum
(ååmmdd). Kan t.ex användas om man vill starta upp räntefakturering efter en tid,
och vill ta bort gammalt gods först.
Rensning av fakturor där räntebelopp ej överskrider..............: ____
Ger möjlighet att ta bort alla småtransar.
Om historiska fakturor skall rensas, ange t.o.m. fakturadatum......: ______
Detta ger en rensning av det historiska registret också, fram till och
med angivet datum.
|