Dokumentation adMix Inventarieredovisning
Innehållsförteckning
Inventarieredovisning
Inventarieredovisningen körs som en självständig modul, men den är kopplad till redovisningen, och använder dess kontoplan.Principen är att man löpande registrerar alla in- och utgångar, samt vid årsslut i samband med boslut gör en uppdatering av bokföringen med inventariernas värden. För att underlätta detta arbete finns en simuleringsrutin.
Registrering
Registreringsrutinerna förljer adMix standard. Sidvis registrering, med möjlighet att skriva ut journal.Registrering Inköp
Inventarieprogrammets layouter för registrering av inköp respektive utgångar, och registervård ser i stort sett likadana ut. Nedan visas bilden för registrering av inköp. Rubriker med VERSALER är sökbegrepp, vilket innebär att om man t.ex anger ett värde i leverantörsfältet och sedan slår enter så hämtas den första inventarien för den leverantören. Om man vill registrera en ny post måste man alltid fylla i något fält med information som inte är ett sökbegrepp, t.ex beskrivning eller anskaffningspris.Vissa fält är obligatoriska, t.ex Anskaffningspris. Programmet talar om ifall Du glömt fylla i ett sådant.
adMix-Inventarieredovisning 2015-09-22
6.01 Registrering Inköp Framtidsvision AB
Snabbval Arkiv Post Unix Arbetssätt Hjälp
LEVERANTÖRSNUMMER ......:>____________
FAKTURANUMMER ..........: _______________
INTERNT NUMMER .........: ________
AVDELNING ..............: ______
GRUPP ..................: ______
ANSKAFFNINGSDATUM ......: ______
KONTONUMMER ............: ______
KOSTNADSSTÄLLE .........: ______
KOSTNADSBÄRARE .........: ______
OBJEKTNUMMER ...........: ____________
SÖKBEGREPP .............: ________________________________________
Beskrivning ............: ________________________________________
________________________________________
Referens / intern adress: ____________ / _____ _____ _____
Anskaffningspris / antal: ____________ / ______1.00
Omkostnadsbokföres (j) .: _
Avskrivningsmetod ......: _1 30.00 R
Avskrivningsmetod kalkyl: _2 20.00 A
Livslängd ..............: _3
Indextabell ............: 1
Nyvärde pris / datum ...: ____________ / ______ Makuleras (j): _
|
Ovan visas en registreringsbild som avser inköpta inventarier. Bilden fylls i och sänds. i samband med detta erhåller kvittenser från datorn.
I denna bild registreras alltså alla inköp.
Nedan visas bild med ifyllda data:
LEVERANTÖRSNUMMER ......:>100_________ SVENSKA MATTINDUSTRIER
FAKTURANUMMER ..........: 20203__________
INTERNT NUMMER .........: ___54556
AVDELNING ..............: ______
GRUPP ..................: ______
ANSKAFFNINGSDATUM ......: 980501
KONTONUMMER ............: ______
KOSTNADSSTÄLLE .........: ______
KOSTNADSBÄRARE .........: ______
OBJEKTNUMMER ...........: ______100018
SÖKBEGREPP .............: dator___________________________________
Beskrivning ............: dator___________________________________
________________________________________
Referens / intern adress: ____________ / _____ _____ _____
Anskaffningspris / antal: ____80000.00 / ______1.00 Belopp: 80000.00
Omkostnadsbokföres (j) .: _
Avskrivningsmetod ......: 1_ 30.00 R
Avskrivningsmetod kalkyl: 2_ 20.00 A
Livslängd ..............: 31
Indextabell ............: _ Återanskaffningsvärde: 50000.00
Nyvärde pris / datum ...: ___50000.00_ / ______ Makuleras (j): _
|
Registrering Utgångar
Vid avyttring av inventarier används programmet för registrering av utgångar. Jämför registrering av inköp ovan.Journaler
Journalerna fungerar enligt följande princip: Om Du inte begär något omfång skrivs allt ut sedan senaste utskrift utan omfångsangivelse. Om Du begär omfång skrivs det begärda omfånget ut.Journal Inköp
Nedan beställningsbild för inköpsjournal:
Antal utskrifter ........:>_
Rubriktext ..............: __________________________________________________
Utskriftsintervall: fr.o.m. t.o.m.
Konto ................: ______ ______
Kostnadsställe .......: ______ ______
Kostnadsbärare .......: ______ ______
Anskaffningsdatum ....: ______ ______
Objektnummer .........: ____________ ____________
Avdelning ............: ______ ______
Grupp ................: ______ ______
Leverantörsnummer ....: ____________ ____________
Fakturanummer ........: _______________ _______________
Internt nummer .......: ________ ________
Utskriftsomfång: j/n
Balanskonterade objekt: j
Omkostnadsförda objekt: j
|
Journal Utgångar
Journalen för utgångar liknar journalen för ingångar. Se ovan.Frågor
I Inventarieredovisningen finns en serie frågor. Vissa av dessa liknar helt registreringsbilderna för motsvarande funktion, men man kan naturligtvis inte påverka registerinnehållet via dessa program. Man bläddrar med enter. Observera att alla rubriker med VERSALER är sökbara.Frågor Inköp
Programmet visar gjorda inköp, och dess layout liknar motsvarande registreringsbild. Se ovan.Frågor Utgångar
Denna fråga motsvarar ovanstående, och visas avyttrade objekt.Frågor Samtliga objekt
Denna rutin liknar de ovanstående.Frågor Objekt per rad
Detta program visar inventarier per rad. Se exempel:
Datum Objektnummer Sökbegrepp Avskrivet Rest 920101 102 INV 102 100 920101 113 INV 102 100 920227 100002 x 918 82 910101 100003 Stoplar 400 931018 100004 Boord 500 920311 100005 aaaaaaaaaaaaaaaaa 2110585 189415 920319 100006 hhhhhhhhhhhh 964 36 920922 100007 aaaaaaaaaaaaaaaaa 100 920922 100008 aaaaaaaaaaaaaa 300 920922 100010 aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa 1 920922 100011 bbbbbbbbbbbbbb 5506 494 920921 100012 x 100 940601 100013 882 118 940101 100014 Kamera 123 18998 6003 970101 100015 wqwqw 300 700 970101 100016 -qwqw 300 700 000115 100017 Test av 2000 1500 980501 100018 dator 80000 910101 123456 Skrivbord Mahogny 760 240 ______ ______334422 ________________________________________ |
I denna bild kan man söka på en av de tre första kolumnerna: Datum Objektnummer Sökbegrepp . Genom att ange ett värde längst ner i bilden för något av begreppen och sända med enter visas materialet i denna ordning.
Rapporter
Inventarieredovisningens rapporter visar alla aspekter av materialet enligt tidigare upplägg, med inköp, utgångar och inventarier (alla objekt).Rapport Årets inköp
Denna rapport visar årets inköp.Rapport Årets utgångar
Denna rapport visar årets utgångar/avyttringar.Rapport Samtliga objekt
DEnna rapport visar samtliga objekt som rört sig under året.Rapport Anläggningstillgångar
Denna rapport visar själva anläggningsredovisningen.
adMix Inventarieredovisning Rapporter Anläggningstillgångar 2015-09-22 16:18 Sida 1
la Framtidsvision AB
Konto Kostnadsställe Kostnadsbärare
Datum Objektnummer Beskrivning Avd. Grupp Intern adress Leverantör Internnr
Anskaffnings- Avskrivning Kalkylm. avskrivning Differens Restvärde
värde För året ackumulerat För året ackumulerat ackumulerat
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1234 Inventarier
910101 123456 Skrivbord Mahogny
1000.00 759.90 759.90 759.90 240.10
940101 100014 Kamera 123 H 100
25000.00 18997.50 18997.50 18997.50 6002.50
970101 100015 wqwqw 123435 100
1000.00 300.00 300.00 200.00 200.00 100.00 700.00
970101 100016 wqwqw 123435 100
1000.00 300.00 300.00 200.00 200.00 100.00 700.00
980501 100018 dator 100
80000.00 80000.00
000115 100017 Test av 2000
1500.00 1500.00
Totalt för konto 1234 109500.00 20357.40 20357.40 400.00 400.00 19957.40 89142.60
Sluttotal 2436251.00 628044.25 2155011.25 611633.25 2136756.25 18255.00 281239.75
|
Rapport Försäkringsunderlag
Rapporten ger ett försäkringsunderlag baserat på aktuella index.Rapportgenerator
Rapportgeneratorn ger möjlighet att själv skapa rapporter. Dessa ges namn och sparas i rapportgeneratorns meny för utskrifter.Registervård
Registervården innehåller de program som behövs för uppstart av systemet, samt för dess kontinuerliga underhåll.Företagsuppgifter
I detta program talar man om huruvida man vill ge sina inventarier ett numeriskt objektnummer, eller ett alfanumeriskt.Det numeriska begreppet innebär att man endast använder siffror, samt att värdet 10 är större än värdet 2. I den alfanumeriska världen blir värdet 10 lägre än värdet 2 och kommer före detta i listor och frågor. För att tvåan skall komma före tian måste den skrivas 02 (nolltvå). Fördelen med alfanumeriska värden är att man kan använda även bokstäver och andra tecken. Det viktiga här är att man gör sitt val och redovisar dett i beilden nedan genom att slå in en siffra i objektnummerseriefältet - om man vill na ett nummer, eller låta det vara tomt om man vill ha alfanumeriska objektnummer. En fördel med de numeriska är att dessa automatiskt ges ett nytt nummer vid nyregistrering om man väljer detta sätt.
Om man väljer anslutning till adMix bokföring kommer automatiska verifikat att skapas i samband med uppdateringskörning.
Nedan visas denna bild.
Numeriskt objektnummer (j/n) ........: j Objektnummerserie (om numeriskt nr) .: 100017 Anslutning till adMix bokföring (j/n): |
Om vi valt numeriskt objektnummer och om objekt- nummerserien är större än noll, görs automatisk sättning av objektnummer. Fältet innehåller sist använda objektnummer. Nästa objektnummer räknas upp med 1. Om vi valt numeriskt objektnummer och vill ha manuell nummersättning, låter vi fältet vara noll (eller blankt). För koppling från LRK: Fakturabokning skall automatisk sättning väljas.
Objekt
Registervård objekt används främst när man startar upp systemet och skall lägga in de befintliga inventarierna i systemet.Objekt saldovård
I saldovård kan även rörliga värden påverkas.Indextabell
Indextabellen används vid beräkning av försäkringsunderlag och liknande. Nedan visas exempel på programmet:
År/månad Tabell: 1 2 3 4 5
1990 05 _629 _806 _509 _591 _206
1990 08 _632 _815 _512 _590 _210
1990 09 _634 _815 _513 _590 _212
1990 10 _639 _815 _515 _590 _213
1990 11 _639 _815 _515 _590 _214
2000 01 ____ ____ ____ ____ ____
____ __ ____ ____ ____ ____ ____
____ __ ____ ____ ____ ____ ____
____ __ ____ ____ ____ ____ ____
|
De olika årens/månadernas värden ligger i tabellen, och varje rad kan innehålla 5 värden - tabeller. Någon av dessa anges under fältet Indextabell i samband med inköp eller registervård av inventariet.
Avskrivningsmetoder
Dessa definieras i ett eget program enligt exempel nedan:
Visa fr.o.m. metod nummer: _1
Nr Procent Bas Text
_1 __30.00 R Huvudregel_________________________
_2 __20.00 A Kompletteringsregel________________
_3 __40.00 Å Återanskaffningsvärde______________
_4 __-5.00 A Negativ_avskrivning._______________
_5 ___2.50 R Månatlig_avskrivning_enl.Huvudregel
_6 _______ _ Avskrivning_Belopp_________________
__ _______ _ ___________________________________
__ _______ _ ___________________________________
__ _______ _ ___________________________________
__ _______ _ ___________________________________
A = Anskaffningsvärde
Å = Återanskaffningsvärde
R = Restvärde
|
I första fältet - Nr - anges regelns nummer vilken senare åberopas i samband med inköp eller upplägg av inventariet.
Fältet Procent visar hur många procent som nedräkning skall ske med,per år, eller observera om aktuellt, uppräkning, genom att man anger ett minustecken. SE rad 4 ovan.
Fältet Bas kan vara någon av de tre angivelserna i bilden ovan, och syftar på motsvarande fält i inventerieposten.
Text slutligen beskriver regeln i klartext.
Konteringstabell
Detta program talar om hur konteringen till bokföringen skall ske. Se bild nedan:
KONTO ...............:>______
BOKFÖRINGSMÄSSIG AVSKRIVNING:
Värdeminskning ....: ______
Avskrivning .......: ______
FÖRSÄLJNING / UTRANGERING:
Bokfört värde .....: ______
Erhållen ersättning: ______
Försäljningskonto .: ______
Vinst .............: ______
Förlust ...........: ______
Resultat ..........: ______
INKÖP:
Årets inköp .......: ______
Omkostnadsföres ...: ______
Makuleras (j): _
|
KONTO ...............:>______ Här anges varje tillgångskonto som användes för inventarier. För vart och ett av dessa registreras nedanstående data.
Värdeminskning ....: ______ Här anges det tillgångskonto som krediteras vid avskrivning (värdeminskning). Vill man se värdeminskningen separat anges ett eget konto här. Annars kan man ange tillgångskontot för inventarien (samma som ovan alltså).
Avskrivning .......: ______ Här anges det resultatkonto som skall debiteras vid värdeminskning (avskrivning).
Bokfört värde .....: ______ I denna grupp lägges resultatkonton som skall uppdateras vid försäljning eller utrangering (kassation). I bokfört värde debiteras för anskaffningsvärde krediteras för ackumulerade avskrivningar.
Erhållen ersättning: ______ Kontot krediteras för den erhållna intäkten vid försäljning.
Försäljningskonto .: ______ Försäljningskonto är motkontot till ovanstående (Erhållen ersättning).
Vinst .............: ______ Vinstkontot krediteras vid vinst. Dvs. När erhållen ersättning överstiger det bokförda värdet på inventarien. Motkonto är resultat nedan.
Förlust ...........: ______ Förlustkontot debiteras vid förlust. Dvs. När erhållen ersättning understiger det bokförda värdet på inventarien. Motkontot är resultat nedan.
Resultat ..........: ______ Resultatkonto som visar resultatet av avyttring (försäljning eller utrangering (kassation)). Motkonto till vinst och förlust ovan.
Årets inköp .......: ______ Tillgångskonto där årets inköp särredovisas. Vid uppdatering av årets inköp förs anskaffningsvärdet över till ordinarie tillgångskonto, eller nedanstående kostnadskonto om inventarien skall omkostnadsföras.
Omkostnadsföres ...: ______ Resultatkonto för omkostnadsförda inventarier.
Avdelningar
Avdelningsregistret talar om var inventarier står. Genom att definiera dessa i ett register behöver man bara ange en siffra i inventarieregistret.
AVDELNING ..............:>1_____ Text ...................: Avdelning_1________________________ |
Grupper
Gruppregistret fungerar som avdelningsregister ovan.
GRUPP ..................:>2_____ (nästa post) Text ...................: Grupp_2____________________________ |
Notiser
Notistyper
Notiser objekt
Notisutskrift objekt
Periodrutiner
Dessa handlar främst om att kontera händelserna i inventarieredovisningen, samt att förse redovisningen med edssa verifikat.Kontering av inköp
Här konterar vi årets inköp, och programmet startas via följande bild:
Objekten tas bort från årets inköp.
Kontot på objektet byts ut enligt konteringstabell.
Kontering till redovisning sker enligt konteringstabell.
Inköps- och konteringsjournal skrivs ut.
Skall rutinen startas (j):>_
|
Hur konteringen skall göras anger man i Inventarieredovisning: Registervård: Konteringstabell. Efter körning skrivs journal ut.
Kontering av utgångar
Denna rutin konterar utgångarna:
Objekten tas bort från årets utgångar.
Kontering till redovisning sker enligt konteringstabell.
Utgångs- och konteringsjournal skrivs ut.
Skall rutinen startas (j):>_
|
Själva konteringen anges i Inventarieredovisning: Registervård: Konteringstabell. Efter körningen skrivs journal.
Avskrivningar
Avskrivningarna på de befintliga inventarierna sköts av dssa rutiner. Tanken är att man kan köra simuleringen flera gånger, och genom massändring eller enstaka ändring i registervårdern avseende avskrivningsmetod skapa en avskrivning som är nöjaktig.Efter att man är nöjd med simuleringen körs Uppdatering.
Simulering
Detta program skapar en rapport som i detalj redogör för den tänkta avskrivingen som den ser ut just nu. Nedan visas startbilden:
Antal utskrifter ........:>_
Rubriktext ..............: __________________________________________________
Utskriftsintervall: fr.o.m. t.o.m.
Konto ................: ______ ______
Kostnadsställe .......: ______ ______
Kostnadsbärare .......: ______ ______
Anskaffningsdatum ....: ______ ______
Objektnummer .........: ____________ ____________
Avdelning ............: ______ ______
Grupp ................: ______ ______
Leverantörsnummer ....: ____________ ____________
Internt nummer .......: ________ ________
Avskrivning enligt metod : __ (vid ej ifyllt värde används objektens metod)
Minimibelopp ............: ____ (restvärden under ifyllt belopp avskrives helt)
|
Exempel på rapport:
adMix Inventarieredovisning Periodrutiner Avskrivningar Simulering 2015-09-23 11:33 Sida 6
la Framtidsvision AB
Konto Kostnadsställe Kostnadsbärare
Datum Objektnummer Beskrivning Avd. Grupp Intern adress Leverantör Internnr
Avskrivning Kalkylmässig Anskaff. Restvärde Avskrivning Kalkylmässig Differens Restvärde
Nr Proc. Bas Nr Proc. Bas värde före För året Ackumulerat För året Ackumulerat ackumulerat efter
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1810 20 Kostnadsställe 20
920311 100005 aaaaaaaaaaaaaaaaa 100 191
1 30.00 R 1 30.00 R 2300000.00 189414.89 656309.57 2167409.57 656309.57 2167409.57 132590.43
920922 100011 bbbbbbbbbbbbbb 100 222
1 30.00 R 1 30.00 R 6000.00 494.13 1712.10 5654.10 1712.10 5654.10 345.90
Totalt k.ställe 20 2306000.00 189909.02 658021.67 2173063.67 658021.67 2173063.67 132936.33
Totalt för konto 1810 2306000.00 189909.02 658021.67 2173063.67 658021.67 2173063.67 132936.33
|
Den fylliga rapporten kan sedan ligga till underlag för modifieringar och nya simuleringar.
Massändring av metod
Man kan i simuleringen ovan välja att köra en avskrivningsmetod rätt över, och då växla mellan olika metoder. För att dessa skall uppdatera inventarieregistret verkställs de i detta massändringsprogram. Man kan även simulera på en mer detaljerad nivå genom att modifiera avskrivningsmetoderna för olika grupper av inventarier denna vägen.Det är alltid Inventarieregistrets avskrivningsmetod som används vid uppdateringen till bokföringen.
Uppdatering
Uppdateringen avslutar körningen genom att verkställa avskrivningen och generera en verifikation till redovisningen. Se bild nedan:
Objekten skrivs av enligt deras resp. avskrivningsmetod.
Kontering till redovisning sker enligt konteringstabell.
Avskrivnings- och konteringsjournal skrivs ut.
Minimibelopp kr .........: ____ restvärden under angivet belopp
avskrives helt
Anskaffningsdatum t.o.m..: ______ objekt anskaffade efter angivet
datum medtages inte i körningen
Bokföringsdatum .........: 980922
Skall rutinen startas (j): _
|
